Идеальный администратор для салона красоты: где и как искать
Администратор – это “лицо” салона красоты и универсальный специалист, который должен одинаково хорошо разбираться как в бизнес-вопросах, так и в модных трендах. На взгляд соискателя может показаться, что профессия админа не требует особых навыков и специального образования. Поэтому, как правило, работодатель сталкивается с большим количеством претендентов на данную должность. Как распознать среди кандидатов идеального администратора для своего салона красоты? Как проводить собеседование и на какие скиллы обращать внимание в первую очередь? Поможем разложить все по полочкам.
Какие обязанности возложены на администратора
Администратор салона красоты – это сотрудник, который организует качественное обслуживание клиентов и регулирует бизнес-процессы заведения.
Какие задачи выполняет специалист:
- координирует работу сотрудников салона;
- следит за соблюдением рабочего графика;
- принимает звонки и ведет запись клиентов;
- консультирует по предоставляемым услугам (прейскурант, используемая продукция, показания, противопоказания);
- проводит расчеты и выдает кассовые чеки;
- ведет внутреннюю учетную документацию;
- разрешает конфликтные ситуации и работает с книгой отзывов;
- контролирует наличие расходных материалов, косметических и лекарственных средств, следит за своевременностью поставок;
- контролирует исправность косметологического оборудования, при необходимости организует ремонт и техобслуживание;
- работает с представителями госструктур и контролирующих организаций.
Стратегические задачи администратора – в наиболее выгодном свете представить салон красоты и продать услугу потенциальному клиенту.
Важно! На заработную плату данного специалиста влияет в том числе выручка салона, поэтому управляющий должен быть мотивирован на высокие продажи и полную загрузку всех мастеров.
В зависимости от специфики бьюти-бизнеса на администратора могут быть возложены обязанности специалиста по ведению соцсетей (SMM). Но для этого сотрудника необходимо обучить – требовать от него таких умений по умолчанию не стоит.
Профессиональные навыки
Хороший управляющий салоном красоты обладает знаниями в сфере:
- экономики, организации труда и управления;
- рекламы и маркетинга;
- социальной психологии;
- бухгалтерского учета;
- делового этикета;
- психологии продажи товаров и услуг (очно и по телефону).
Администратор салона красоты должен быть в курсе последних тенденций в области косметологии, знать особенности оказания той или иной услуги, вникать в специфику работы мастеров, уметь работать с контрольно-кассовыми машинами.
Специального образования эта должность не требует, но неоспоримым преимуществом будет наличие диплома в сфере менеджмента организаций, психологии, медицины, юриспруденции. Опыт работы от одного года на аналогичной должности – частое требование, которое предъявляют к соискателям на должность администратора.
Важно! Внешний вид управляющего – один из видов рекламной подачи возможностей и талантов мастеров студии.
Какими софт-скиллами должен обладать идеальный специалист
Под софт-скиллами подразумеваются “мягкие навыки” – личные качества, определяющие адаптивность человека, умение работать в команде и общаться с другими людьми. Приведем основные личностные качества, которыми должен обладать “идеальный” специалист, и поясним важность каждого для профессии администратора.
| Личное качество | Зачем необходимо администратору |
|---|---|
| Аккуратность | Ведение журналов записи, составление графиков и планов, заполнение отчетной и текущей документации. |
| Внимательность | Умение безошибочно выполнять несколько задач одновременно при множестве отвлекающих факторов (звонки, разговоры клиентов и мастеров, фоновая музыка и пр.). |
| Проницательность | Умение считывать реакции клиентов по мимике и жестам, способность предугадывать и смягчать негативные реакции. |
| Общительность | Умение устанавливать положительные контакты с клиентами, коллегами, подчиненными и начальством. Способность сглаживать и разрешать конфликтные ситуации, совершать продажи и презентовать услуги студии красоты. |
| Доброжелательность | Имеют значение высокий уровень эмпатии, радушие, открытость и позитивный настрой даже в отношении негативно настроенных посетителей. |
| Терпеливость | Способность контролировать свои эмоции, сдерживать агрессию и действовать с умом. |
| Стрессоустойчивость | Способность активно противостоять проблемам и конфликтным ситуациям, которые регулярно возникают в сфере услуг. |
Помимо перечисленных в таблице общепринятых личностных качеств, у каждого руководителя могут быть дополнительные требования, связанные со спецификой или концепцией бизнеса. К примеру, для небольшой студии с “камерной” обстановкой потребуется такой же “уютный” администратор, а для косметологической клиники с большим штатом сотрудников необходим более серьезный жесткий менеджер.
Где искать идеального администратора
Чтобы найти подходящего админа для салона красоты, необходимо определиться с перечнем компетенций и софт-скиллов, которыми должен обладать ваш идеальный управляющий. Этот список понадобится для составления описания вакансии и проведения собеседования с кандидатами.
Для поиска сотрудников можно использовать несколько каналов:
- Разместить вакансию на специализированных площадках – HeadHunter (hh.ru), SuperJob, Hrtime.ru. Собирать отклики на свое объявление и назначать собеседования.
Совет! Чтобы составить описание вакансии, в качестве примера можно использовать информацию других аналогичных карточек (например, SPA-салоны другого города).
- Изучить предложения соискателей в открытом доступе на этих же площадках и самостоятельно связываться с интересными для вас кандидатами.
- Разместить объявление о вакансии на собственных ресурсах – на сайте салона красоты, страничке или сообществе в социальной сети, у стойки ресепшн в зоне ожидания.
- Дать объявление в прессе – олдскульный способ, который может сработать в определенных локациях.
- Схантить высококвалифицированного сотрудника у конкурентов, предложив ему более выгодные условия труда.
Можно поискать подходящего кандидата среди друзей, знакомых, слушателей специализированных курсов или выпускников учебных заведений. При таком способе поиска следует убедиться в том, что навыки и личные качества кандидата соответствуют вашим требованиям.
О чем спрашивать на собеседовании
Когда все отклики собраны, а круг кандидатов определен, пора назначать собеседования. Можно приглашать на беседу каждого кандидата по отдельности или устроить групповое интервью. Руководитель должен заранее подобрать вопросы, ответы на которые помогут составить впечатление о будущем сотруднике.
В таблице представлен пример опросника с пояснениями:
| Вопрос | Что показывает ответ на него |
|---|---|
| Как проходил ваш рабочий день на прежнем месте работы? | Какой опыт есть у кандидата, умеет ли он четко объяснять и излагать мысли, умеет ли нейтрально (без негатива) рассказывать о предыдущем работодателе. |
| На какие салонные услуги вы сами чаще всего записываетесь и почему? | Как кандидат презентует свои любимые процедуры и потенциально – услуги вашего салона. |
| Как вы поддерживаете высокий темп работы? Как все успеваете? | Как соискатель планирует рабочий день, использует ли напоминания, ведет ли записи или полагается только на собственную память. |
| Что вы ожидаете от работы у нас? Что нравится или не нравится? | Какие обязанности готов возложить на себя человек. Возможно он предложит способы оптимизировать работу заведения. |
| Как вы решали конфликтные ситуации на предыдущем месте работы? | На реальных примерах из прошлого опыта можно составить впечатление о том, в чью пользу кандидат предпочитает разрешать споры, насколько умеет находить баланс между интересами клиента/салона/мастера. |
| Как вы расставляете приоритеты между срочными задачами? | Ответ покажет реальные ценности соискателя, его гибкость, умение переключаться и оперативно решать срочные задания. |
| Как вы отреагируете на скандального посетителя, который не хочет оплачивать не понравившуюся процедуру? | Будет ли перекладывать ответственность на другого человека (мастера). |
| Что значит для вас гостеприимство в салоне красоты? | Ответ позволит понять, разделяет ли кандидат ценности бизнеса, соответствует ли его понимание гостеприимности вашему представлению. |
При анализе ответов важно оценивать не только их содержание, но и поведение кандидата – насколько уверенно он отвечает на вопросы, насколько поставлена речь, богат ли словарный запас, умеет ли формулировать мысли и доносить их до собеседника.
Ассессмент: 3 рабочих инструмента для отбора кандидатов
Если ваше время ограничено, а соискателей на вакансию довольно много, можно провести групповое собеседование в формате ассессмента.
Ассессмент – это набор заданий и деловых игр, которые позволяют работодателю комплексно оценить кандидата на должность.
Существует множество рабочих методов оценки, но предлагаем воспользоваться тремя проверенными инструментами отбора:
- Магазин необычных товаров. Подготовьте предметы, которые могут выступить в роли необычных товаров, или карточки с ними. Задача кандидата – прорекламировать и продать необычный предмет. Здесь анализируется клиентоориентированность – как человек относится к товару, насколько он открыт, эмпатичен, улыбчив, какую соблюдает тональность, умеет ли держать дистанцию. Проверяем – насколько человек умеет продавать!
- Упражнение 1-99. Подготовьте листочки, где цифры от 1 до 99 кандидат должен зачеркивать по нарастающему объему шрифта. В ходе испытания отслеживают, насколько человек внимателен и сосредоточен, насколько спокойно и последовательно он решает задачу, насколько увлекается (если ему не интересно, скорее всего нет эмпатии и контакта). Для кого-то такое задание может оказаться стрессом (низкая стрессоустойчивость не в пользу претендента). Проверяем – внимательность и педантичность!
- Воздушный шар. Смоделируйте ситуацию для соискателей. На воздушном шаре летят представители разных профессий и неожиданно терпят крушение. Чтобы выжить и долететь до необитаемого острова, необходимо сбросить с шара одного человека. Задача кандидатов – методом обсуждения решить, с кем нужно долететь до этого острова. Здесь имеет значение техника обсуждения – какой логикой руководствуются соискатели, кто займет лидерскую позицию в группе, кто конфликтный, кто более командный, у кого прослеживается компетенция. В этой задаче люди очень увлекаются и по-настоящему проявляют свои личностные качества. Проверяем – навыки общения!
Ассессмент считается одним из самых эффективных методов группового отбора кандидатов. Всего за 40-60 минут работодатель может протестировать до 10 соискателей и сделать выбор в пользу “идеального” администратора для своего бизнеса. Ассессмент позволяет оценить человека в действии, открыть его с разных сторон и отказаться от стандартного рассказа о себе “по бумажке”.
Самопрезентация салона красоты – это тоже важно
Некоторые владельцы “красивого” бизнеса считают, что кандидаты, которые приходят на собеседование, должны знать все о салоне красоты, в котором собираются работать. Но, со своей стороны, работодателю тоже нужно презентовать себя, ответив на вопрос: “Почему кандидат должен выбрать именно нас”.
Да, в нынешних реалиях конкуренция между соискателями велика, и работодатели порой теряются в выборе претендентов. Однако у вашего салона красоты должно быть свое уникальное предложение для сотрудника, которое будет касаться его профессионального и карьерного роста. В конечном итоге выгоду от этого получит как сам администратор, так и организация, в которой он будет трудиться.
Презентацию лучше планировать в начале собеседования, чтобы еще больше смотивировать соискателей.
Часто задаваемые вопросы
Сколько платить администратору салона красоты?
Рекомендуется ориентироваться на среднюю заработную плату в данной нише для вашего города. Ставка может быть чуть больше или чуть меньше средней в зависимости от загруженности, специфики работы, дополнительных обязанностей администратора.
Из чего состоит зарплата администратора?
Администратор работает на ставку (устанавливается за один рабочий день) и получает процент от выручки салона. Некоторые заведения предлагают сотрудникам процент от продаж специализированной косметики. Если в организации работают два администратора, процент от выручки салона делится поровну между ними. Нельзя допустить ситуации, чтобы администратор записывал в свою смену только дорогостоящие процедуры в ущерб удобству клиента.
Нужен ли испытательный срок?
Работодатель имеет право взять сотрудника на работу без испытательного срока или с испытанием на 3 месяца. Эти особенности прописываются в трудовом договоре заранее. Нужен испытательный срок или нет, решать управляющему бизнесом.
